LOGOUT #08 *TUTTO AL POSTO GIUSTO.

Oggi questa newsletter ha un tocco diverso ☻ perché sarà Eva a parlarvi di questo progetto da un punto di vista inusuale per i nostri contenuti: quello di una Project Manager.

Ciao a tutti, sono Eva, Project Manager in WOA da tre anni 🌙

Per questa newsletter ho deciso di portarvi un po’ dietro le quinte del nostro lavoro, raccontandovi cosa succede prima che un progetto arrivi al pubblico. Prima dell’opening, prima che le persone interagiscano, prima che si emozionino.
Prima di quel momento c’è un mondo intero fatto di dettagli, decisioni e tante emozioni contrastanti capace di trasformare la complessità in meraviglia.

Per raccontarvelo, ho scelto di partire da un caso studio concreto, da un progetto che ci ha accompagnati per più di un anno e che, proprio per la sua complessità, mi ha messo alla prova più e più volte.

Sto parlando di House of Dreamers, una mostra immersiva e interattiva che ha inaugurato a Londra il 1 luglio 2026 composta da 16 stanze. Di queste, otto sono state realizzate da noi di WOA Studio* dal punto di vista tecnologico, interattivo e contenutistico.

La sfida di questo progetto è far vivere ad ogni singolo visitatore un’esperienza unica e personale. Le installazioni riconoscono ogni persona tramite bracciale RFID, la accolgono per nome e adattano il contenuto e la lingua in base al visitatore che sta interagendo.

Per far ciò abbiamo dovuto mettere in comunicazione tra loro tutte le installazioni, dal momento dell’acquisto del biglietto, durante tutte le fasi nel percorso della mostra, fino alla creazione automatica del profilo personale di ogni persona in modo che restasse come ricordo a fine esperienza.

Proprio questa sfida ha reso il progetto particolarmente complesso da gestire, perché ogni scelta non riguardava mai un livello isolato dell’esperienza complessiva.

Quando si parla di un progetto come questo, infatti, è facile immaginare il lavoro diviso in blocchi chiari: da una parte i contenuti, dall’altra l’interazione, poi la tecnologia, poi l’allestimento. Ed è proprio tra quei blocchi che, per più di un anno, mi sono trovata a lavorare: tra cliente e team creativo, tra concept e produzione, tra tecnologia e budget, tra desiderio e fattibilità.

In questo spazio intermedio ho capito che una delle cose più importanti del mio ruolo da Project Manager è tradurre continuamente.

Tradurre le richieste del cliente in informazioni chiare per il team creativo e tecnico.
Tradurre i dubbi del team in domande comprensibili per il cliente.
Tradurre una visione creativa in una lista di cose da fare.

Sembra una cosa molto pratica, e in parte lo è. Ma non è solo organizzazione.
È ascolto, interpretazione e sintesi.
È capire quando una richiesta va chiarita, quando un dubbio va portato al tavolo, quando una preoccupazione va gestita senza trasformarla in ansia per gli altri.

Mettete sempre in preventivo che in un progetto lungo più di un anno le preoccupazioni non mancano mai. Ci sono giornate in cui senti che ogni pezzo sta andando al suo posto, e altre in cui ti sembra di avere troppe informazioni in testa e la sensazione che dimenticare un dettaglio possa compromettere tutto. Ci sono materiali che tardano ad arrivare, documenti per la dogana da controllare, scelte da prendere anche quando non hai ancora tutte le risposte che vorresti.

E poi ci sono quelle task che sembrano piccole solo finché non ci finisci dentro.

Esempio pratico: ricontrollare la traduzione in cinque lingue per ogni installazione, una cosa come 500 frasi per ciascuna lingua. Sulla carta è “solo controllo contenuti”. Nella realtà richiede una concentrazione zen che, lo ammetto, non sempre è stato facile avere.

Ed è proprio in momenti così che capisci quanto ogni dettaglio sia collegato al resto.

Nel concreto, House of Dreamers ha significato tenere insieme il lavoro del team interno su contenuti e interazione, e allo stesso tempo mantenere un dialogo costante con le realtà esterne, i fornitori e i partner tecnici coinvolti. Ogni passaggio aveva conseguenze su più livelli, e il mio compito era fare in modo che tutto procedesse senza perdere la direzione.

Ed è a questo punto che entrano in scena i grandi classici della sopravvivenza da Project Manager: Excel, tanto amato dai PM quanto odiato dai creativi, ClickUp per tenere allineato il team, Milanote per seguire flussi e revisioni creative, più una quantità non quantificabile di reminder, recap e checklist.

Alla fine servono tutti alla stessa cosa: non perdere pezzi.

Perché in un progetto così, ogni singolo dettaglio è importante. Una misura, un feedback, una versione aggiornata, un cavo dato per scontato.
E quando provi a tenere tutto insieme, inevitabilmente diventi anche la persona che fa domande. Tante domande.

I miei colleghi mi prendono sempre in giro perché chiedo le cose diecimila volte e perché mi scrivo mille post-it, però poi quando nessuno si ricorda la misura di un monitor, un dettaglio tecnico o l’ultima versione di un feedback, sanno perfettamente a chi chiedere ;)

Questa attenzione continua è diventata fondamentale soprattutto nella fase di test, dove ogni cosa, che sulla carta sembrava certa, doveva dimostrare di funzionare davvero.

Abbiamo fatto test in studio, in laboratorio, con braccialetti, lettori RFID e sensori di ogni tipo.

Sempre con in sottofondo i grandi classici della musica italiana, giusto per alleggerire le ore di sbattimento infinito a cercare soluzioni e piani B.

E naturalmente ci sono stati anche i test fallimentari. O quasi. Quelli in cui per qualche minuto pensi: “Ok, qui abbiamo un problema enorme” e poi scopri che era solo un cavo difettoso e improvvisamente la giornata cambia sapore. Fiuuu.

Sono momenti piccoli, ma raccontano bene cosa significa gestire un progetto complesso: restare lucidi anche quando qualcosa non torna subito. Non farsi travolgere dal primo problema. Capire se davanti hai un bug, una dimenticanza o semplicemente una cosa che nessuno aveva previsto.

A bocce ferme, credo che il ruolo del Project Manager in uno studio creativo sia proprio questo: stare dietro a tutte queste connessioni invisibili.

Noi PM non realizziamo video, non modelliamo in 3D e non scriviamo codice per le interazioni, però mettiamo le persone nelle condizioni di farlo al meglio. Creiamo ordine, priorità, memoria. Teniamo insieme i pezzi quando i pezzi iniziano a diventare tanti.

Ed è un lavoro intenso. Ci sono momenti in cui tenere insieme tutte le variabili richiede lucidità e una buona dose di resilienza. Ci sono giorni in cui la testa non si spegne nemmeno quando chiudi il computer, perché continui a pensare a quella cosa da controllare, a quella mail da mandare, a quel materiale che deve arrivare.

Però poi arriva anche l’altra parte…

Arrivi alla fine. Vedi lo spazio allestito, le installazioni funzionare, le persone entrare e vivere davvero quello che per mesi è stato solo un insieme di file, test e ipotesi.

E lì che, per un secondo, tutti i pezzi sono esattamente al loro posto: le giornate complicate, i dubbi, gli imprevisti, i momenti in cui ti sei chiesta “ma ce la faremo davvero?”. La risposta diventa molto semplice: sì, ce l’abbiamo fatta. E anche bene.

Da questo progetto mi porto a casa alcune cose semplici, che credo valgano per qualsiasi Project Manager alle prese con progetti complessi.

☞ Non dare mai nulla per scontato.
Nemmeno una decisione presa in riunione, un cavo già previsto o, caso molto concreto, gli adattatori per le prese inglesi.

☞ Se non è chiaro a te, non sarà chiaro nemmeno al team.
Recap, checklist e sintesi non sono burocrazia: sono strumenti di sopravvivenza.

☞ Ascoltare davvero cambia tutto.
Significa intercettare possibili frizioni prima che diventino blocchi e capire da dove nasce una richiesta, anche quando non arriva formulata nel modo più preciso.

☞ Meglio farsi cinque domande in più che una in meno.
Anche a costo di sembrare ripetitiva (Giuli docet).

☞ Gli imprevisti non si eliminano: si gestiscono.
Questa forse è la lezione più importante. In un progetto così ho imparato che non è possibile avere sempre tutto sotto controllo. Quello che puoi fare è costruire un processo abbastanza solido da reggere gli urti, trovare soluzioni e non perdere la direzione. E per una malata di controllo come me, vi assicuro che non è per nulla semplice.

Ma, soprattutto, serve un team capace di reggere tutta questa complessità insieme a te ;)

Ora che House of Dreamers ha finalmente aperto le sue porte, possiamo chiudere qualche tab mentale e goderci un po’ di meritata vacanza 😎

Nel frattempo, vi aspettiamo tutti a Londraaa 🇬🇧🎡🌈✨

House of Dreamers inaugura oggi: se siete a Londra fateci un salto!

Eva🌙 e tutto il team WOA 🦄